Na czym właściwie polega prawidłowa gospodarka finansowa Wspólnoty Mieszkaniowej? Dla jednych są to suche liczby i statystka, dla innych utrzymanie stawki na tym samym poziomie. Natomiast dla Zarządcy zazwyczaj oznacza to racjonalne wydawanie środków w długim okresie czasu, przy jednoczesnym dbaniu o dodatkowe przychody dla Wspólnoty.
Poza tym jest jeszcze wiele innych szczegółowych kwestii, na które poniżej zwracam uwagę.
Na co w pierwszej kolejności zwrócić uwagę?
Istotnym elementem związanym z planowaniem budżetu jest dokładne poznanie nieruchomości. Bez tego nie ma mowy o jakimkolwiek planowaniu kosztów na lata przyszłe. Koszty związane z zarządzaniem nieruchomościami dzielą się na dwie podstawowe kategorie – związane z umowami stałymi na obsługę (min.: konserwacja, sprzątanie, ochrona, administracja, media), stałymi opłatami za przeglądy (min.: ppoż., budowlanym, UDT) oraz kosztami związanymi z pracami remontowymi lub modernizacjami.
Najczęściej pojawiające się błędy w budżetach dotyczą w pierwszej kolejności planowania wydatków i przeliczania ich na wartości jednostkowe – udziały. Niejednokrotnie zdarza się, że Wspólnoty Mieszkaniowe rozliczają utrzymanie poszczególnych elementów w przeliczeniu na lokal – dotyczy to najczęściej kosztów utrzymania wind czy ochrony. Typowe uzasadnienie do zastosowania takiego klucza podziału kosztów, jakie słyszą Zarządcy, to „bo tak jest sprawiedliwie”. Takie naliczanie opłat, a tym bardziej rozliczanie jest niezgodne z Ustawą o własności lokali, pomimo tego, że dla części właścicieli wydaje się być sprawiedliwe. Może to skutkować skutecznym zaskarżaniem uchwał przez współwłaścicieli i koniecznością dokonywania korekt w rozliczeniach lat, kiedy został zastosowany zły sposób podziału.
Zarówno koszty jak i przychody we Wspólnocie Mieszkaniowej maja jeden możliwy klucz ich podziału – jest to udział w nieruchomości wspólnej, który najczęściej jest związany z powierzchnią mieszkania, schowka lub garażu.
Następny krok to weryfikacja formy własności garażu
Kolejnym wyzwaniem jest prawne ujęcie stanowisk garażowych. Bardzo często deweloperzy wydzielają hale garażowe jako odrębne lokale niemieszkalne. Wydzielenie prawne lokalu garażowego do osobnej księgi wieczystej niesie za sobą, z jednej strony – przydatne prawo do swobodnego zbycia miejsca postojowego, ale z drugiej strony – koszty związane z posiadaniem takiego prawa.
Wydzielony lokal niemieszkalny ponosić będzie również koszty związane ze swoim udziałem w części wspólnej nieruchomości oraz koszty związane z jego utrzymaniem (konserwacje bram garażowych, wymiany świetlówek, itp.). Konsekwencją takiej zmiany są dość wysokie stawki za miejsce postojowe w wysokości ponad 100 zł na miesiąc, w stosunku do kosztów samego utrzymania miejsca postojowego (bez takiego prawa) na poziomie ok. 25-30 zł.
Właściciele posiadający stanowisko postojowe w wyodrębnionym prawnie lokalu odnoszą wówczas wrażenie, że płacą podwójnie. Pamiętajmy jednak, że koszty ponoszone przez właścicieli dotyczą całej nieruchomości i jeśli zaliczki nie będą ustalone prawidłowo, czyli proporcjonalnie do wysokości udziału w części wspólnej nieruchomości to jedni właściciele będą płacili za mało, inni za dużo – nieadekwatnie do np. siły swojego głosu, która jest również związana z wysokością udziałów.
Zmiana, o której piszę powyżej, zawsze wiąże się z tym, że zaliczki dla lokali mieszkalnych maleją. Niestety wielu właścicieli widząc, że opłaty związane z garażem, przy zastosowaniu metody zgodnej z Ustawą o własności lokali, rosną, nie widzą tej zmiany, nawet jeżeli sumaryczna wysokość zaliczek pozostaje na tym samym poziomie. Żądają oni wówczas pozostawienia dotychczasowego sposobu podziału kosztów bez względu na konsekwencje. Wówczas cały trud Zarządcy i Zarządu Wspólnoty związany z potrzebą dostosowana podziału kosztów do zgodnego z prawem staje się niepotrzebny.
Porównywanie stawek – czy warto?
Niejednokrotnie zdarza się, że poszczególne Wspólnoty Mieszkaniowe porównują stawki związane z utrzymaniem swoich nieruchomości, ze stawkami w innych nieruchomościach. Takie porównywanie, chociaż często spotykane, nie jest prawidłowe. Każda nieruchomość jest inna – ma inne potrzeby i obsługa jest realizowana przez inne firmy. Dodatkowo sytuację komplikuje nieprawidłowe ustalenie wysokości zaliczki (o czym pisałem powyżej).
Kolejnym powodem, dla którego nie należy porównywać zaliczek z innych budynków, jest odmienność struktur budynków, których stawki są porównywane oraz ilość urządzeń obsługujących osiedle – wind, bram garażowych, domofonów, węzłów cieplnych czy chociażby drzwi wejściowych do regulowania. Większy stopień skomplikowania budynku podraża koszty utrzymania nieruchomości. Wynika to z faktu, że firmy obsługujące daną nieruchomości są zmuszone do realizowania konserwacji czy naprawy urządzeń znacznie częściej lub przy większym nakładzie kosztowym.
Zapytaj nas o możliwość współpracy – chętnie odpowiemy na wszystkie pytania
Znaczącym elementem opłat są koszty sprzątania oraz ochrony – które z uwagi na rosnące koszty pracy są największymi pozycjami w budżecie rocznym. Brak jednego z tych dwóch rodzajów kosztów w sposób znaczący wpływa na porównywalność stawek.
Jeśli koniecznie chcemy porównywać poszczególne koszty musimy wiedzieć o wiele więcej, np. ile osób sprząta osiedle lub jeden budynek, ilu pracowników ochrony jest na zmianie oraz jakie i ile urządzeń mamy do obsługi. Wtedy sprawny Zarządca będzie w stanie prawidłowo porównać koszty i stwierdzić czy są one na rynkowym poziomie.
Najlepszym, chociaż czasochłonnym, sposobem na ustalenie czy koszty Wspólnoty mamy na rynkowym poziomie jest organizacja konkursu ofert, oparta na tym samym zapytaniu ofertowym, z takimi samymi oczekiwaniami wobec oferentów, jakie mamy od dotychczasowego wykonawcy danej usługi. Wówczas, przy założeniu, że kontrahent rzetelnie przygotuje ofertę, pod oczekiwania Klienta, możemy porównać nasz dotychczasowy koszt ze średnim kosztem takiej usługi uzyskanym od oferentów.
Dobra stawka – czyli jaka?
Na pewno odnosząca się do udziału w nieruchomości wspólnej, przy uwzględnieniu kwestii prawnych garażu. Dobra stawka to też taka, która wynika z podejścia Zarządcy czy Zarządu Wspólnoty do wyboru nowych oferentów i ich cyklicznej weryfikacji. Jeżeli wykonawcy każdej z istotnych usług wybierani są w drodze prawidłowo przeprowadzonego konkursu ofert, wówczas wiemy, że ten koszt jest rynkowy. Z powyższych powodów nie można jednoznacznie wskazać jaka stawka jest dobra. Starsze budynki lub z mniejszymi oczekiwaniami zaspokoją się stawką na koszty utrzymania nieruchomości wspólnej na poziomie ok. 2 zł, ale już stawkę na fundusz remontowy mogą mieć na poziomie 2-4 zł lub więcej, natomiast już nowsze budynki, z bardziej złożonymi instalacjami oraz większymi oczekiwaniami będą zadowolone ze stawki na poziomie ok. 3 – 5 zł, przy funduszu remontowym ze stawką ok. 0,30 – 1 zł. Nie można też zapominać o nieruchomościach o najwyższym standardzie, gdzie stawki mogą wynosić nawet 5-10 zł lub więcej. Wszystko zależy od struktury budynku i ilości instalacji oraz oczekiwań jego użytkowników.
