Jak często, wybierając wykonawcę, kierujesz się kryterium kosztów? Czy zastanawiałeś się jakie pułapki czyhają na ciebie kiedy wybierasz ten wskaźnik jako główny? A może już doświadczyłeś na własnej skórze co oznacza „tanio”. Jeżeli tak to pewnie już wiesz, że często nie idzie to w parze z „dobrze”, ale czy na pewno drożej oznacza lepiej?
Czego można się spodziewać po „tanio”?
Zarządca nieruchomości działa pod presją oczekiwań zarządu i wspólnoty, że remont zostanie zrobiony najtaniej jak to tylko możliwe, a urządzenia zostaną zakupione w najniższej cenie. Jeśli ulegnie presji, nie mając pewności czy najtańsza oferta jest najlepszą, albo przynajmniej optymalną, podejmuje ryzyko, że zlecony remont będzie na przykład wlókł się miesiącami ponieważ np. wykonawca nie ma „rąk do pracy”. Może się również zdarzyć, że wykonawca zastosuje najtańsze materiały , a to nie zawsze okazuje się dobre dla zleceniodawcy. To wszystko może prowadzić do tego, że wkrótce będzie musiał zlecić kolejny remont tej samej części nieruchomości. Niestety taka sytuacja to nie rzadko pierwszy krok do rozmyślań właścicieli, o tym czy są otoczeni najlepsza opieką ze strony Zarządcy.
Zdarza się, że wybierając najtańszą ofertę trafimy na wykonawcę, który co chwilę będzie zgłaszał dodatkowe, „niezbędne” prace do wykonania, które znacznie podniosą koszty inwestycji. To sztuczka często stosowana przez „złych” wykonawców. Natomiast dobry wykonawca, rzetelnie zapozna się z zakresem prac. Jeśli zakres będzie zbyt ubogi sam zaproponuje jego uzupełnienie, aby w trakcie prac nie dokonywać żadnych zmian, o ile sam inwestor nie zmieni zdania.
Jak ustrzec się przed tą pułapką …
… nie narażając się na zarzut „niegospodarności” przy wydawaniu pieniędzy wspólnoty?
Przede wszystkim musimy dobrze przygotować się do takich prac.
Jeśli więc przygotowujemy remont to zainwestujmy w:
- projekt,
- przedmiar robót,
- tzw. ślepy kosztorys,
- kosztorys inwestorski,
abyśmy mieli jednakowe kryteria oceny wartości robót oferentów. Dobrze jest już teraz poznać odpowiedzi na pytania dotyczące terminu rozpoczęcia i zakończenia prac, a także udzielonej gwarancji, jeżeli zależy nam na rozpoczęciu prac jak najszybciej lub uzyskaniu niestandardowego okresu gwarancji. Już w tym momencie należy zadbać o inspektora nadzoru, który pomoże ocenić wartość merytoryczną i rynkową ofert.
Na ostatnim etapie wyboru koniecznie należy zweryfikować referencje. Poza papierową wersją referencji bardzo przydatny jest numer telefonu do byłych zleceniodawców, u których możemy zasięgnąć opinii nt. rzetelności, terminowości i fachowości oferenta. Przy większych pracach nie rezygnujmy z możliwości obejrzenia poprzednio wykonanego remontu, a następnie postarajmy się uzgodnić to, że nasze prace będą wykonane przez tę sama ekipę, albo przynajmniej tę samą osobę nadzorującą.
Jeśli więc wybrany wykonawca uzasadni wyższą niż konkurencja cenę tym, że zaproponuje droższe, ale jakościowo lepsze materiały, czy sprawdzonych fachowców, nie wahajmy się przedstawić taką argumentację osobom decyzyjnym, czyli zarządowi wspólnoty. Pamiętajmy, że to oni ostatecznie podejmują decyzję o wyborze wykonawcy. Naszą rolą jest dobre przygotowanie zestawienia ofert i ewentualna rekomendacja naszego wyboru z odpowiednią argumentacją.
Po etapie podejmowania decyzji, podpisywania umowy i wprowadzenia wykonawcy na budowę nie kończy się nasza praca. Należy pamiętać o systematycznych kontrolach i kontrolowaniu warunków pogodowych, którymi wykonawcy tłumaczą dłuższy czas wykonania zlecenia. Wszelkie nieprawidłowości należy zgłaszać obu stronom procesu, a jeżeli widzimy sytuacje zagrażające dobremu i terminowemu wykonaniu prac od razu je zgłaszajmy, sugerujmy najkorzystniejsze rozwiązania i nie bójmy się ich wdrażać.
A jak to jest w usługach?
Podobnie sytuacja wygląda z oferentami usług świadczonych stale na rzecz nieruchomości, takich jak np. usługa sprzątania lub konserwacji.
Wybierając firmę oferującą niską cenę możemy być pewni, że nie zagwarantuje nam ona stabilnej obsady osób bezpośrednio pracujących na terenie nieruchomości. Obecna sytuacja na rynku pokazuje, że ceny osiągnęły swoje minimum, a niska cena będzie wprost przekładała się na niskie wynagrodzenie pracowników. W usługach wynagrodzenie pracowników ma bardzo duży udział w ostatecznej cenie. Obniżanie go, kiedy aktualnie cierpimy na brak dobrych fachowców musi być skazane na porażkę
Ale czy najdroższa oferta jest rzeczywiście najlepsza?
Nie tylko najniższej ceny powinniśmy się obawiać. Dosyć często zrażeni współpracą z firmami oferującymi najniższe ceny uciekamy na drugi koniec szali, który potrafi być równie mylący.
Zdarza się, że dostajemy oferty z wysoką ceną nie tylko dlatego, że taka jest ich rzeczywista wartość.
Część firm np. nie chce zajmować się mniejszymi pracami i zamiast wprost o tym powiedzieć przedstawia ofertę z wysoką ceną. Możemy to poznać w sytuacji kiedy zaczniemy poważniej z nimi rozmawiać o ofercie, a Ci niechętnie będą do tego podchodzić.
Część oferentów jest po prostu bardzo przekonanych o wysokiej wartości swoich prac, a w rzeczywistości tak nie jest. Dlatego tak bardzo ważna jest weryfikacja jakości wykonywanej pracy.
Jest też kolejna grupa oferentów, którzy w związku z dużym popytem na ich prace lub usługi, decyduje się na podwyższenie cen. Jeżeli udało się nam trafnie rozpoznać, że to właśnie taki typ, to chyba jednak warto zastanowić się nad współpracą z kimś takim.
Sprawdźmy jeszcze, czy większy popyt nie wynika ze zbyt małej konkurencji. Wówczas również nieocenione stają się zweryfikowane referencje i polecenia od innych osób.
No tak jak w końcu wybierać?
Powyższe rozważania prowadzą do jednego wniosku, do którego już wiele lat wcześniej doszli japońscy biznesmeni. Najważniejsze jest zbudowanie odpowiedniej relacji z potencjalnym wykonawcą. Można to zrobić np. podczas poznawania jego wcześniejszych realizacji, relacji z jego poprzednimi klientami, sposobie opowiadania o swojej pracy i zaangażowaniu. Te doświadczenia pozwolą najlepiej poznać człowieka, z którym zawieramy umowę, a cena stanie się rzeczą wtórną. Wówczas wystarczy zadbać o to, aby była na umiarkowanym i akceptowalnym poziomie.
Masz pytanie, problem związany z obsługą budynków? Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje rozterki! Napisz do nas!
Małgorzata Kapelusiak
Szef Zespołu – Zarządca Nieruchomości
