Zarządzanie czasem, czy coś takiego w ogóle istnieje?

„Czas jest tym, czego potrzebujemy najbardziej, ale wykorzystujemy najgorzej.”  William Penn

Zarządzanie nieruchomościami to mnóstwo zadań, spraw i nierzadko problemów. Wówczas możesz odnieść wrażenie, że doba jest zbyt krótka a ty, nie wiesz, w którym miejscu aktualnie się znajdujesz, co już zrobiłeś, czego już nie zrobisz, co jest ważne, a co pilne lub też co możesz zwyczajnie odpuścić i zrobić później. Jedną z plag trapiących zarządcę jest obowiązek pamiętania o zbyt wielu rzeczach. Czy można z tym sobie poradzić ? Zdecydowanie tak – odpowiednio zarządzając czasem.

Co sprawdza się w zawodzie zarządców?

Pytając innych zarządców o to, co najbardziej przeszkadza im w naszym zawodzie, uzyskiwałam odpowiedź, że jest to ciągła presja i pogoń za terminami. Kiedyś, też bym tak odpowiedziała… Im więcej masz na głowie, tym zapewne częściej zastanawiasz się,  jak masz to wszystko „ogarnąć”.  Każdy z nas jest inny, dlatego w celu uzyskania najlepszej efektywności osobistej, musisz znaleźć najbardziej dopasowaną do ciebie metodę zarządzania czasem, która przyniesie najlepsze efekty, przede wszystkim w postaci zrealizowanych zadań i odpowiedniego planowania, tych zadań, które musisz zrealizować lub też takich, które zwyczajnie możesz odpuścić. Chciałabym w skrócie opisać, co zrobiłam, aby nie czuć wśród natłoku spraw, że za chwilę zwariuję . Polecam szukanie właściwej metody na siebie i dla siebie, ale myślę, że mój sposób może okazać się ciekawy i być może stanie się rozwiązaniem także dla Ciebie.

W mojej ocenie, istotą zarządzania czasem w pracy zarządcy, jest to, aby zbudować indywidualny system pracy, który pozwoli na opanowanie wszystkich zadań do wykonania i poprowadzi do ich pomyślnej realizacji. Prostą i skuteczną metodą, która zadziałała w moim przypadku jest Getting Things Done, metoda zarządzania czasem, sztuka bezstresowej efektywności, której twórcą jest amerykański specjalista do spraw produktywności David Allen i ….. darmowa aplikacja.

Jesteś bardziej efektywny wtedy, gdy czujesz, że nad wszystkim masz kontrolę!

Gdy wiesz wszystko w danym zakresie i możesz spokojnie realizować zadania, które zakończone, dają ci niezwykłą satysfakcję, równowagę i harmonię. Twój umysł jest wówczas wolny od jakichkolwiek zobowiązań. W pracy zarządcy, taki komfort umysłu jest niezwykle ważny. Ale co może mieć z tym wspólnego metoda  GTD? Otóż bardzo wiele. Gdybyśmy chcieli najprościej przetłumaczyć, to  Getting Things Done, oznacza tyle, co doprowadzanie roboty do końca, przy użyciu kluczowych elementów zarządzania czasem w realizacji zadań.

Metodologia GTD zakłada pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami:

1. GROMADZENIE – zbierasz wszystkie zadania do zrealizowania w jednym miejscu;
2. ANALIZOWANIE – nadajesz zadaniom stopień ważności;
3. PORZĄDKOWANIE – grupujesz zadania w taki sposób, aby zawsze było można w łatwy sposób dotrzeć do informacji na temat danego zadania;
4. PRZEGLĄDANIE – cyklicznie przeglądasz zadania i aktualizujesz zwarte w nich informacje;
5. REALIZACJA – podejmujesz decyzje, jakie zadanie wykonasz w danej chwili, biorąc pod uwagę takie czynniki jak dostępny czas, obecna sytuacja, czy też Twoje aktualne możliwości.

Wdrożenie powyższego procesu w ramach obsługi nieruchomości, pozwoliło mi poczuć, że to ja panuję nad wszystkimi zadaniami, wiem o nich wszystko i zawsze mogę do nich wrócić, tym samym poczułam się zwolniona z obowiązku pamiętania o wszystkich zadaniach. Dzięki wdrożeniu GTD zachowałam nie tylko spokój, ale przede wszystkim wysoką produktywność w pracy, poprzez skupienie się na tym, co jest dla mnie ważne i co pozwala mi iść do przodu każdego dnia. Czas jest bardzo ważny. Nie tracąc czasu w pracy, mam więcej czasu na życie prywatne. Prywatnie, jako mama dwójki dzieci, wiem, że w naszym zawodzie często dochodzi do zacierania granicy pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym i warto zadbać o to, żeby tak nie było.

Gdzie jest haczyk?

Wszystko brzmi wspaniale prawda? Wykonane zadania, spokój i równowaga. Gdzie jest haczyk? Swoistego haczyka brak, ale przyznam, że mimo wszystko pojawił się mały problem – jak i gdzie gromadzić te wszystkie zadania, te wszystkie przeglądy, zgłoszenia mieszkańców, planowane prace i remonty, etc.? Wszak porównując ludzki mózg do komputera, który ma ograniczoną pojemność i wiedząc, że nadużywanie pojemności mózgu hamuje produktywność i powoduje stres, wiedziałam, że te wszystkie zadania muszę gdzieś umieścić. Używany niegdyś planner w formie kalendarza papierowego, czy też nawet elektronicznego, nie był wystarczającym rozwiązaniem. Idealnym rozwiązaniem w tym wypadku okazała się aplikacja Trello.

Trello, jest darmową, webową aplikacją, która w moim przypadku, pozwoliła na stworzenie dla każdej, obsługiwanej nieruchomości, dedykowanej tablicy, dzięki której za pomocą kolejnych list, nie tylko zebrałam w jednym miejscu wszystkie zadania, ale również mogę na bieżąco je analizować, porządkować, przeglądać i realizować.

Spójrz,  jak to może wyglądać:

Oczywiście jest to minimalistyczna wersja tego, co możesz stworzyć. Ja w swoich tablicach, każde z zadań, szczegółowo opisuję, ustawiam termin wykonania, dodaję załączniki – pliki tekstowe, zdjęcia. W ramach każdego zadania, mogę wymienić się opiniami z osobami, które współtworzą ze mną tablicę, np. z Zarządem wspólnoty mieszkaniowej. Jeśli Zarząd wspólnoty w ramach danego zadania musi podjąć decyzję, oznaczam takie zadanie umówionym kolorem etykiety, wówczas Zarządowi prościej jest dotrzeć wyłącznie do takich tematów, którymi musi się zająć. O samej konieczności podjęcia decyzji przez Zarząd, informuję na tablicy krótkim wpisem @board, dzięki któremu Zarząd otrzymuje powiadomienie na adres e-mail (działa to trochę na zasadzie „przywołania do tablicy”). Kolorowymi etykietami ustalam również własne priorytety zadań.

Ważnym jest także to, że z aplikacji mogę korzystać nie tylko przy użyciu komputera, ale na urządzeniach taki jak: smartfon, tablet. Posiadając Trello w telefonie, mogę w każdej wolnej chwili przeglądać tablicę. Podczas wizyty na nieruchomości, którą się opiekuję, lubię utrwalać pewne rzeczy na zdjęciach – Trello w telefonie pozwala mi na bieżąco dodawać zdjęcia i opisy do konkretnego zadania, niekoniecznie wklepując je ręcznie, wystarczy włączyć opcje rozpoznawania mowy i opis zadania jest gotowy. Jeżeli potrzebuje popracować na Trello przez komputer nie muszę już niczego wgrywać, synchronizować i porządkować. Wszystko jest w takim stanie w jakim to zostawiliśmy na innym urządzeniu. To znacznie oszczędza czas.

Wdrożenie GTD przy użyciu Trello pomogło mi znaleźć złoty środek na zarządzanie czasem, utrzymać porządek i spokojnie realizować zadanie po zadaniu. I dalej już nie jest tak pięknie, trzeba też trochę ponarzekać 

Aplikacja byłaby dla mnie idealna, gdyby posiadała dodatkowo, przynajmniej trzy możliwości:

• informowanie firm współpracujących poprzez sms lub mail – np. przy awarii oświetlenia zewnętrznego – informowanie konserwatora poprzez kliknięcie i wysłanie komunikatu w ustalonej formie, np. SMS, e-mail;
• prosta i intuicyjna możliwość wyeksportowania zadań i związanych z nimi wszelkich informacji (do późniejszej obróbki i wykorzystania), zawartych w ramach danej tablicy do pliku excel, word, pdf;
• powiadomienie na telefon, e-mail o kończącym się terminie na realizację zadania w formie wyskakującej wiadomości typu push, a nie tylko poprzez czerwoną kropkę informującej o ilości nowych aktywności.

Mimo wszystko połączenie GTD i Trello jest dla mnie świetnym rozwiązaniem w obsłudze nieruchomości.

Spróbuj skorzystać z moich wskazówek i sprawdź wówczas, jak stoisz z  czasem  Mam nadzieję, że dojdziesz do wniosku, że szkoda czasu, by ciągle cierpieć na jego brak, wystarczy odpowiednio nim zarządzać.

Powodzenia!

Agnieszka Aniszewska
Zarządca Nieruchomości